مدیریت سفارشات مشتریان با ووکامرس

مدیریت سفارشات ووکامرس بخش مهمی از هر فروشگاه اینترنتی است که به مدیران کمک می کند سفارش های مشتریان را به راحتی بررسی و کنترل کنند. با آموزش مدیریت سفارشات ووکامرس می توان یاد گرفت چگونه وضعیت سفارش ها را تغییر داد، جزئیات آن ها را ویرایش کرد، فاکتور صادر نمود و حتی روند ارسال یا بازپرداخت را مدیریت کرد. این کار باعث می شود مشتریان تجربه بهتری از خرید داشته باشند و صاحب فروشگاه نیز بتواند با نظم بیشتری فروش و تحویل محصولات را انجام دهد. در ادامه مطلب همراه ما باشید تا شما را با نحوه مدیریت و پیگیری سفارشات مشتریان آشنا کنیم.

سفارش ووکامرس چیست؟

سفارش ووکامرس در واقع همان خریدی است که مشتری در فروشگاه اینترنتی شما ثبت می کند. وقتی کاربر یک محصول را به سبد خرید اضافه کرده و مراحل پرداخت را تکمیل می کند، ووکامرس آن را به عنوان یک سفارش ذخیره می کند. این سفارش شامل اطلاعاتی مثل نام و مشخصات مشتری، محصولات خریداری شده، مبلغ پرداختی، روش ارسال و تغییر وضعیت سفارش (در حال پردازش، تکمیل شده)  است. به کمک سفارش ووکامرس می توان تمام مراحل خرید مشتری را پیگیری و مدیریت کرد.

مدیریت سفارشات ووکامرس

• پیگیری سفارشات با شماره سفارش

در این بخش می‌توانید با وارد کردن شماره سفارش هر مشتری، وضعیت سفارش را به سرعت پیگیری کنید و از روند پردازش، پرداخت و ارسال آن مطلع شوید.

• افزودن یادداشت برای هر سفارش

امکان افزودن یادداشت برای هر سفارش به شما اجازه می‌دهد توضیحات داخلی یا پیام برای مشتری ثبت کنید و فرایند مدیریت سفارشات را شفاف تر و سازمان‌یافته تر انجام دهید.

• مدیریت حمل و نقل و ارسال سفارشات

با استفاده از این قابلیت می‌توانید نحوه ارسال سفارشات را مدیریت کنید، شماره رهگیری وارد کنید و مشتریان را از وضعیت ارسال مطلع نمایید تا تجربه خرید حرفه‌ای و مطمئنی داشته باشند.

بیشتر بخوانید: سبد خرید اینترنتی در آنلاین شاپ چیست؟

بررسی وضعیت سفارشات در ووکامرس

در ووکامرس بخشی به نام سفارشات (Orders) وجود دارد که تمام خریدهای ثبت شده در فروشگاه شما در آن نمایش داده می‌ شوند. این قسمت به شما امکان می ‌دهد وضعیت هر سفارش را مدیریت و پیگیری کنید.  برای کنترل سفارشات آنلاین مراحل زیر را طی کنید:

• وارد پیشخوان وردپرس شوید.
• از منوی سمت راست، روی گزینه ووکامرس کلیک کنید.
• سپس زیرمنوی سفارشات (Orders) را انتخاب کنید.

در این بخش لیست کامل سفارشات همراه با جزئیات نمایش داده می‌شود.

وضعیت ‌های مختلف سفارشات در ووکامرس

هر سفارش در ووکامرس دارای یک وضعیت است که نشان می‌دهد در چه مرحله‌ای قرار دارد:

• در انتظار پرداخت (Pending payment): مشتری سفارش را ثبت کرده اما هنوز پرداختی انجام نشده است.
• در حال پردازش (Processing): پرداخت موفق بوده و سفارش آماده ارسال است. این وضعیت بیشتر برای محصولات فیزیکی استفاده می‌شود.
• تکمیل شده (Completed): سفارش به طور کامل پردازش و ارسال شده است.
• در انتظار بررسی (On hold): سفارش ثبت شده اما منتظر تایید پرداخت یا بررسی دستی است.
• لغو شده (Cancelled): سفارش توسط مشتری یا مدیر سایت لغو شده است.
• بازپرداخت شده (Refunded): مبلغ سفارش به مشتری بازگشت داده شده است.
• ناموفق (Failed): پرداخت با خطا مواجه شده یا تایید نشده است.

قالب بی تم | قالب فلت سام | قالب استادیار |قالب دیوی | قالب آوادا | قالب اسنشیالز | قالب انفولد | قالب وودمارت

نحوه اطلاع‌رسانی به مشتریان درباره سفارش

در ووکامرس چندین روش برای اطلاع رسانی به مشتریان درباره سفارش وجود دارد. این اطلاع رسانی به صورت خودکار یا دستی انجام می شود و کمک می کند مشتری در هر مرحله از خرید در جریان وضعیت سفارش خود قرار بگیرد.

ووکامرس به صورت پیش فرض ایمیل هایی برای مشتری ارسال می کند، مانند:

• تایید سفارش
• در حال پردازش
• تکمیل سفارش
• بازپرداخت سفارش

برای تنظیم ایمیل‌های اطلاع‌رسانی خودکار در وردپرس مراحل زیر را دنبال کنید:

• وارد پیشخوان وردپرس شوید.
• از منوی ووکامرس، گزینه پیکربندی را انتخاب کنید.
• به بخش ایمیل ها بروید.
• می توانید قالب ایمیل، متن ها، لوگو و تنظیمات مربوط به هر نوع ایمیل را تغییر دهید.

بیشتر بخوانید: خرید قالب چند فروشندگی وردپرس

ایجاد فاکتور و رسید پرداخت در ووکامرس

ایجاد فاکتور و رسید پرداخت در ووکامرس به صورت پیش فرض وجود ندارد و برای این کار باید از افزونه ها استفاده کنید. با فعال سازی این امکان، مشتری پس از خرید می تواند فاکتور یا رسید سفارش خود را دریافت و حتی آن را چاپ کند.

– فاکتور و رسید پیش فرض ووکامرس

• ووکامرس به صورت پیش فرض ایمیل تایید سفارش را برای مشتری ارسال می کند.
• این ایمیل شامل جزئیات سفارش، مبلغ پرداختی و آدرس مشتری است که می توان از آن به عنوان یک رسید ساده استفاده کرد.
• با این حال، این ایمیل شبیه فاکتور رسمی نیست و معمولا برای کسب و کارهای حرفه ای کافی نمی باشد.

– ایجاد فاکتور حرفه ای با افزونه ها

برای داشتن فاکتور استاندارد و قابل چاپ، باید از افزونه های جانبی استفاده کنید. برخی از بهترین آنها عبارت هستند از:

• افزونه WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
• افزونه Flexible Invoices for WooCommerce
• افزونه WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips Professional

پیشنهاد خرید افزونه های جانبی ووکامرس

گزارش‌گیری فروش ووکامرس

برای مدیریت سفارشات ووکامرس بهتر است با گزارش‌گیری فروش آشنا شوید. در واقع این یکی از امکانات کاربردی این سیستم فروشگاهی است که به مدیران سایت کمک می کند عملکرد فروشگاه را به صورت دقیق بررسی کنند. با استفاده از این بخش می توان گزارش هایی درباره تعداد سفارش ها، میزان فروش روزانه، هفتگی یا ماهانه، پرفروش ترین محصولات، بیشترین مشتریان و حتی روش های پرداخت دریافت کرد. گزارش گیری فروش ووکامرس به شما دید روشنی از وضعیت کسب و کار می دهد و باعث می شود بتوانید تصمیم های بهتری برای افزایش فروش، مدیریت موجودی انبار و بهبود استراتژی بازاریابی خود بگیرید.

بیشتر بخوانید: اسکریپت چیست؛ بررسی انواع کاربردهای Script در وب

مدیریت سفارشات با افزونه‌های ووکامرس

افزونه های ووکامرس این امکان را فراهم می کند که فراتر از امکانات پیش فرض ووکامرس، سفارش ها را حرفه ای تر و سریع تر مدیریت کنید. با نصب افزونه های مخصوص می توان قابلیت هایی مانند ویرایش سریع سفارش ها، تغییر وضعیت گروهی سفارش ها، چاپ فاکتور و برچسب پستی، ارسال پیامک یا ایمیل خودکار به مشتریان و حتی اتصال به سیستم های حسابداری و انبارداری را اضافه کرد. استفاده از افزونه های مدیریت سفارشات ووکامرس باعث صرفه جویی در زمان، کاهش خطا و افزایش دقت در فرآیند فروش و ارسال محصولات می شود.

برخی از افزونه هایی که می توانید در این خصوص استفاده کنید عبارت هستند از:

1- افزونه مدیریت سفارشات ووکامرس WooCommerce Order Status Manager

این افزونه امکان ایجاد وضعیت های سفارشی برای سفارشات را فراهم می کند و به شما اجازه می دهد فرایند مدیریت سفارشات فروشگاه خود را مطابق نیاز تنظیم کنید. برای مثال می توانید وضعیت هایی مانند “در حال بسته بندی” یا “منتظر تایید انبار” تعریف کنید. علاوه بر این، امکان ویرایش وضعیت های پیش فرض ووکامرس و ارسال ایمیل اطلاع رسانی اختصاصی برای هر وضعیت وجود دارد. این افزونه وردپرس برای فروشگاه هایی که دارای مراحل پردازش سفارش چندگانه هستند بسیار مفید است و باعث نظم بهتر فرایندها و کاهش خطاهای انسانی می شود.

2- افزونه مدیریت سفارشات ووکامرس WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

این افزونه برای ایجاد فاکتور و رسید پرداخت به صورت خودکار استفاده می شود و یکی از محبوب ترین ابزارها برای فروشگاه های ووکامرسی است. با استفاده از آن می توانید فاکتورهای PDF با لوگو، آدرس فروشگاه و جزئیات سفارش ایجاد کنید و برای مشتریان و مدیران فروشگاه ارسال نمایید. همچنین امکان دانلود فاکتور توسط مشتری و چاپ لیبل بسته بندی برای ارسال کالا وجود دارد. این افزونه برای فروشگاه هایی که به گزارش های مالی و اسناد رسمی نیاز دارند ضروری است و مدیریت سفارشات را حرفه ای تر می کند.

3- افزونه مدیریت سفارشات ووکامرس WooCommerce Advanced Order Export

این افزونه امکان خروجی گرفتن از سفارشات در فرمت های مختلف مانند  CSV، XLS یا XML را فراهم می کند و می توان گزارش های سفارشی تهیه کرد. می توانید سفارشات را بر اساس تاریخ، وضعیت، مشتری یا محصول فیلتر کنید و حتی گزارش ها را به صورت خودکار به ایمیل یا FTP ارسال نمایید. این افزونه برای فروشگاه هایی که نیاز به حسابداری دقیق و تهیه گزارش های منظم دارند بسیار مناسب است و باعث صرفه جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی می شود.

4- افزونه مدیریت سفارشات ووکامرس WooCommerce Order Notes

این افزونه قابلیت اضافه کردن یادداشت به هر سفارش را فراهم می کند و می توانید یادداشت ها را به دو دسته عمومی و خصوصی تقسیم کنید. یادداشت عمومی برای مشتری ارسال می شود و اطلاعات مهم مانند تغییر وضعیت سفارش یا توضیحات مربوط به تحویل را اطلاع می دهد، در حالی که یادداشت خصوصی فقط برای مدیر فروشگاه قابل مشاهده است. این افزونه برای مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان و ثبت جزئیات داخلی سفارشات بسیار کاربردی است و نظم و شفافیت بیشتری در فرایند فروش ایجاد می کند.

بیشتر بخوانید: خرید قالب سایت فروشگاهی

دسته‌بندی سفارشات و فیلترگذاری در ووکامرس

در ووکامرس امکان دسته‌بندی سفارشات و فیلترگذاری وجود دارد تا مدیریت سفارشات سریع‌تر و منظم‌تر انجام شود. این قابلیت به مدیر فروشگاه اجازه می ‌دهد سفارشات را بر اساس وضعیت، تاریخ، مشتری یا سایر معیارها دسته‌بندی کند و به راحتی سفارشات مورد نظر را پیدا کند.

دسته‌ بندی و فیلترگذاری سفارشات باعث می‌ شود مدیریت فروشگاه به صورت سازمان ‌یافته و حرفه‌ای انجام شود. با استفاده از این امکانات می ‌توان از گم شدن سفارشات جلوگیری کرد، زمان پاسخگویی به مشتریان کاهش پیدا کند و فرایند ارسال سفارشات سریع ‌تر و دقیق ‌تر انجام شود.

ووکامرس به صورت پیش فرض سفارشات را بر اساس وضعیت سفارش دسته بندی می کند. هر سفارش در یکی از وضعیت های پیش فرض قرار می گیرد مانند:

• در انتظار پرداخت: سفارش ثبت شده اما پرداخت انجام نشده است.
• در حال پردازش: پرداخت موفق بوده و سفارش آماده ارسال است.
• تکمیل شده: سفارش ارسال و تکمیل شده است.
• لغو شده: سفارش توسط مدیر یا مشتری لغو شده است.
• بازپرداخت شده: مبلغ سفارش به مشتری بازگشت داده شده است.

همچنین ووکامرس ابزارهای متنوعی برای فیلترگذاری سفارشات ارائه می دهد:

• فیلتر بر اساس وضعیت سفارش: مشاهده فقط سفارشات در حال پردازش، لغو شده یا تکمیل شده.
• فیلتر بر اساس تاریخ: مشاهده سفارشات امروز، هفته گذشته، ماه جاری یا بازه زمانی سفارشی.
• فیلتر بر اساس مشتری: بررسی سفارشات یک مشتری خاص.
• فیلتر بر اساس محصول: مشاهده سفارشاتی که شامل یک محصول مشخص هستند.

بیشتر بخوانید: دانلود قالب های رایگان وردپرس

مدیریت موجودی انبار در ووکامرس

مدیریت موجودی انبار در ووکامرس به شما امکان می دهد محصولات فروشگاه خود را به صورت دقیق کنترل کنید و همیشه از میزان موجودی هر کالا آگاه باشید. با این قابلیت می توان تعداد کالاهای موجود را ثبت کرد، هشدار کمبود موجودی دریافت نمود و موجودی انبار را به صورت خودکار هنگام فروش به روز رسانی کرد.

برای مدیریت موجودی در ووکامرس ابتدا باید این قابلیت را فعال کنید:

• به پیشخوان وردپرس بروید و مسیر ووکامرس → پیکربندی → محصولات → موجودی را طی کنید.
• گزینه فعال کردن مدیریت موجودی در سطح فروشگاه را تیک بزنید.
• تنظیمات اضافی مانند هشدار کمبود موجودی و اعلان‌های ایمیلی را نیز می‌توانید فعال کنید.

آیا ثبت سفارش بدون پرداخت در ووکامرس امکان پذیر است؟

بله، ثبت سفارش بدون پرداخت در ووکامرس امکان پذیر است. ووکامرس به شما اجازه می دهد سفارش هایی را با وضعیت «در انتظار پرداخت» یا «پرداخت نشده» ثبت کنید تا مشتریان بتوانند بعداً پرداخت خود را انجام دهند. این قابلیت برای فروش های تلفنی، سفارش های حضوری، پیش سفارش یا فروش با فاکتور کاربرد دارد. با استفاده از این روش، مدیر فروشگاه می تواند سفارش را ثبت، موجودی انبار را مدیریت و مراحل ارسال را آماده کند، حتی قبل از دریافت وجه از مشتری.

ویرایش سفارش در ووکامرس

ویرایش سفارش در ووکامرس یکی از قابلیت‌های مهم برای مدیریت فروشگاه است و به شما امکان می‌دهد سفارشات مشتریان را پس از ثبت تغییر دهید، مانند افزودن محصول، تغییر تعداد، اعمال تخفیف یا اصلاح وضعیت سفارش.

• برای ویرایش سفارش ابتدا باید به لیست سفارش‌ها بروید.
• سفارش مورد نظر را پیدا کرده و روی ویرایش کلیک کنید تا صفحه جزئیات سفارش باز شود.

در صفحه ویرایش سفارش می‌توانید اطلاعات مشتری را تغییر دهید:

• اطلاعات صورتحساب و ارسال: نام، آدرس، ایمیل و شماره تلفن مشتری قابل ویرایش است.
• یادداشت سفارش: می‌توانید یادداشت داخلی (برای مدیر) یا یادداشت برای مشتری اضافه کنید.

بیشتر بخوانید: خرید افزونه المنتور پرو | خرید افزونه دیجیتس | خرید افزونه گرویتی فرمز | خرید افزونه دکان پرو

سوالات متداول

جمع بندی: آموزش تصویری مدیریت سفارشات ووکامرس

مدیریت سفارشات ووکامرس نقش بسیار مهمی در عملکرد هر فروشگاه آنلاین دارد و به شما امکان می‌دهد فرآیند فروش را به‌صورت کامل کنترل کنید. با استفاده از این قابلیت می‌توان سفارشات مشتریان را ویرایش، محصولات را اضافه یا حذف کرد، تخفیف‌ها و هزینه‌ها را مدیریت نمود و وضعیت سفارش ‌ها را تغییر داد. علاوه بر این، سیستم اطلاع‌رسانی خودکار به مشتریان، پیگیری سفارشات لغو شده یا برگشتی و بررسی موجودی محصولات، تجربه خرید بهتری ایجاد می‌کند.