راهکارهایی برای مدیریت دورکاری تیم

در سال‌های اخیر، کار از راه دور به‌دلیل ترکیبی از پیشرفت‌های فناوری و پیشرفت‌های آموزشی در سراسر جهان به طور فزاینده‌ای محبوب شده است. امروزه بسیاری از شرکت ها به جای استخدام نیروی حضوری، از نیروهای دورکار استفاده می کنند. اگر شما هم از آن شرکت هایی هستید که چندین نیروی دورکار برای شما کار می کند، مدیریت کردن آنها می تواند چالش برانگیز باشد. خوشبختانه ابزارهای مختلفی وجود دارد که به شما کمک می کنند تا به بهترین شکل نیروهای خود را کنترل کنید. به همین منظور ما در این مطلب قصد داریم شما را با راهکارهایی برای مدیریت دورکاری تیم آشنا کنیم. با ما همراه باشید.

بیشتر بخوانید: بهترین سایت های فریلنسری: لیست پلتفرم های دورکاری ایرانی و خارجی

مدیریت تیم از راه دور چیست؟

ابزار مدیریت تیم از راه دور یک برنامه نرم افزاری است که به مدیران اجازه می دهد کل تیم را از یک مکان مدیریت کنند. این به پیگیری وظایف و فعالیت‌های مختلف در یک شرکت کمک می‌کند، خواه این یک دفتر حضوری باشد یا یک محیط راه دور در چندین موقعیت جغرافیایی مختلف.

ابزارهای مدیریت تیم از راه دور همه ویژگی ها را برای تیم های مجازی برای همکاری در حین کار از راه دور بر روی پروژه ها فراهم می کند. این ابزارهای مدیریت تیم معمولاً ابزارهای مدیریت پروژه، طرح‌های پروژه، اشتراک‌گذاری اسناد، مدیریت وظایف، اتاق‌های گفتگو و سایر ویژگی‌های مشترک را ارائه می‌دهند. برخی دیگر از ابزارهای مدیریت تیم از راه دور مجموعه کاملی از مدیریت زمان و مدیریت پروژه از جمله اشتراک‌گذاری صفحه، ابزارهای همکاری، نرم افزار ردیابی زمان، سیستم فروش تیکت و ویدئو کنفرانس را ارائه می دهند.

هدف از مدیریت تیم از راه دور، ارائه یک مکان مرکزی است که در آن تمام اطلاعات وجود دارد که مدیر تیم می تواند از طریق یک رابط با استفاده از ابزارهای مناسب به این اطلاعات دسترسی پیدا کند. آنها همچنین می توانند پیشرفت هر کاری را که در هر پروژه ای انجام می شود، پیگیری نمایند.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت دورکاری

چرا باید از ابزارهای مدیریت دورکاری تیم استفاده کنیم؟

کار از راه دور دارای مزیت های مختلفی است. یی از مهم ترین دلیلی که شرکت ها کار از راه دور را می پذیرند این است که به کاهش هزینه های آنها کمک می کند، زیرا آنها مجبور نیستند فضای اداری اجازه کنند و تجهزیات و لوازم جانبی خریداری نمایند.

از طرفی، کار از راه دور برای کارمندان هم بسیار عالی است، به این دلیل که آنها نیازی نیت هر روز به یک دفتر کار رفت و آمد کنند، بلکه آنها می توانند در منزل خود و در کنار خانواده خود کار کنند.

داشتن ابزار نرم افزار مدیریتی به شما امکان می دهد پیشرفت کارمندان از راه دور را نظارت کنید، سیستم هایی برای استانداردسازی کار داشته باشید و در ارتباطات و همکاری با کارمندان سهولت ایجاد نمائید. برخی دیگ از مزیت های استفاده از نرم افزارهای دورکاری عبارت است از:

• افزایش انعطاف پذیری: ساعات کاری انعطاف پذیر به این معنی است که کارمندان از راه دور شما زمان بیشتری برای زندگی شخصی خود دارند، به این معنی که تعادل بین کار و زندگی بهتری خواهند داشت.
• ارتباطات بهبود یافته: هنگامی که یک تیم از راه دور را مدیریت می کنید، ارتباط برای حفظ اعضای تیم از راه دور یک اقدام حیاتی خواهد بود. داشتن یک ابزار همکاری موثر می تواند به کارمندان، آموزش کارکنان، به اشتراک گذاری فایل و بهبود ارتباطات داخلی کمک کند.
• همکاری بهتر: یک ابزار نرم افزاری مدیریت تیم از راه دور امکان همکاری بهتر و ارتباطات تیمی را فراهم می کند. هر ابزار باعث صرفه جویی در زمان می شود که می تواند هزینه های کسب و کار را کاهش داده و اعضای تیم را قادر می سازد پروژه ها را به طور موثرتری مدیریت کنند.
• مدیریت پروژه کارآمد: برای موفقیت کار از راه دور و مشارکت بهتر کارکنان، مدیریت تیم باید ابزارهای مدیریتی مناسبی را فراهم کند تا کارمندان از راه دور وظایف خود را به خوبی انجام دهند.
• کاهش هزینه ها: اگر می خواهید هزینه استخدام کارکنان راه دور را کاهش دهید، می توانید از ابزار مدیریت تیم از راه دور استفاده کنید تا به شما در سازماندهی و مدیریت تیم های راه دور کمک کند.
• گردش کار کارآمدتر: اگر یک کسب و کار کوچک را اداره می کنید، داشتن تیم های راه دور می تواند مفید باشد. آن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا بدون صرف هزینه زیاد، به سرعت پیشرفت کنید.
• افزایش مشارکت کارکنان: یکی از مهمترین جنبه های مدیریت تیم های راه دور، مشارکت کارکنان است. برای دستیابی به سطوح بالایی از مشارکت کارکنان، باید به کارکنان از راه دور خود این آزادی را بدهید که انتخاب کنند چگونه زمان خود را سپری کنند.

بهترین روش برای مدیریت تیم های راه دور

در ادامه مطلب راهکارهایی برای مدیریت دورکاری تیم به شما عزیزان ارائه می دهیم. امیدوارم تا انتها همراه ما باشید.

1- تعیین قوانین

شما باید قوانین اساسی را تعیین کنید که همه باید از آنها پیروی کنند.

• جلسات تیم: زمانی را در طول روز تعیین کنید که تیم باید جلساتی را برنامه‌ریزی کند که برای زمان‌بندی و مناطق زمانی همه مناسب باشد.
• ارتباط: تصمیم بگیرید که از کدام کانال های ارتباطی در موقعیت های مختلف استفاده کنید.

2- از ابزارهای مناسب استفاده کنید

تیم دورکار علاوه بر گفتگو و اشتراک فایل، به روشی برای ثبت ساعات کاری و درخواست مرخصی نیاز دارد. مدیریت حضور و مرخصی تیم دورکار با HR Manager برای بررسی شیفت ها، حضور و غیاب و اطلاعات پرسنل در وردپرس کاربرد دارد. این سیستم جای ابزارهای جلسه آنلاین نیست؛ شیوه تایید مرخصی و دسترسی مدیران را از پیش مشخص کنید.

استفاده از ابزارهای آنلاین می توانند به شما در توانمندسازی تیم از راه دور کمک کند. برخی از بهترین ابزارهایی که می توانید در این خصوص استفاده کنید عبارت است از:

در مدیریت تیم دورکار، پراکندگی اطلاعات میان پیام‌رسان، ایمیل و فایل‌های شخصی می‌تواند یافتن آخرین نسخه اسناد یا مسئول هر کار را دشوار کند. PWork Intranet برای هماهنگی تیم‌های دورکار یک فضای مبتنی بر وردپرس با پروژه‌ها، پیام خصوصی، انجمن داخلی، تقویم رویداد و کتابخانه اسناد فراهم می‌کند. داشبورد شخصی نیز بخش‌های موردنیاز هر عضو را نمایش می‌دهد و برای فعالیت‌های جدید اعلان ایمیلی قابل تنظیم دارد. چنین فضایی جای تعیین ساعت پاسخ‌گویی، مسئولیت‌ها و سیاست نگهداری اطلاعات را نمی‌گیرد. پیش از استفاده، مجوزهای کارکنان و شیوه دسترسی امن خارج از دفتر را بررسی کنید.

• Figma: وایت برد آنلاین و ابزار طراحی
• Asana: پلتفرم مدیریت پروژه
• Slack: برنامه پیام‌رسانی تیم
• Google Drive: ذخیره سازی و به اشتراک گذاری فایل های ابری
• Zoom: ابزار ویدئو کنفرانس

3- استفاده از ابزارهای ارتباطی متنوع

ابزارهای ارتباطی متنوعی مانند کنفرانس ویدئویی، پیام‌رسانی فوری و ایمیل را برای تطبیق با اولویت‌های ارتباطی مختلف و اطمینان از اینکه اعضای تیم می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، ارائه دهید.

4- اجازه دهید کارمندان با شما صحبت کنند

اعضای تیم را تشویق کنید که از شما سؤال بپرسند، بازخورد ارائه دهند و نگرانی های خود را آشکارا بیان کنند.

5- ساعت کاری انعطاف پذیر را اجرا کنید

به اعضای تیم اجازه دهید تا ساعات کاری خود را به گونه ای تنظیم کنند که مناطق زمانی و ترجیحات شخصی خود را در نظر بگیرند. این می تواند به کاهش فشار ناشی از پایبندی به یک برنامه کمک کند و کارمندان را قادر سازد در زمانی که بیشترین بهره وری را دارند کار کنند.

6- جلسات را با دقت برنامه ریزی کنید

یکی دیگر از راهکارهایی برای مدیریت دورکاری تیم برنامه ریزی دقیق جلسات می باشد. هنگام برنامه ریزی جلسات، مناطق زمانی همه شرکت کنندگان را در نظر بگیرید و سعی کنید زمانی را پیدا کنید که برای همه مناسب باشد. همچنین می توانید از ابزارهای زمان بندی استفاده کنید که تفاوت های منطقه زمانی را محاسبه می کنند.

بیشتر بخوانید: لیست مشاغل خانگی پردرآمد برای آقایان

سوالات متداول

بیشتر بخوانید: بهترین افزونه و ابزار برتر مدیریت پروژه وردپرس

جمع بندی: چطور تیم را از راه دور مدیریت کنیم؟

اگر شما صاحب یک کسب و کار آنلاین هستید که نیروهای دورکار زیادی دارید، مدیریت کردن درست آنها می تواند به صورت مستقیم روی حفظ و رشد کسب و کار شما تاثیر داشته باشد. برای مدیریت هر چه بهتر کارمندان یکسری راهکارها وجود دارد که ما در این مطلب به مهم ترین آنها پرداختیم. امیدوارم این آموزش مورد رضایت شما عزیزان قرار گرفته باشد.

منبع: digitalocean